Werkkostenregeling per 2015 verplicht

De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en vestrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. In de voorgaande jaren had een werkgever nog de keuze om deel te nemen aan de werkkostenregeling.
Dit betekent dat u maximaal 1,2% (het definitieve percentage is nog niet bekend, maar vooralsnog wordt dit percentage genoemd) van de fiscale loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Verstrekt u een hoger bedrag uit dan moet u hier 80% eindheffing over betalen! Het is dus van groot belang dat u uw kosten inventariseert.

Er zijn vergoedingen die onbelast blijven en dus niet ten laste van de genoemde vrije ruimte komen. Ik zal de posten die van belang zijn toelichten. U kunt gebruik maken van:

  • Gerichte vrijstellingen
  • Nihilwaarderingen

Voorbeelden gerichte vrijstellingen:

  • Vergoeding reiskosten. Vergoeding voor openbaar vervoer (abonnementen en losse kaartjes) mogen vergoed blijven worden. Ook mag er voor zakelijke reizen en woon- werkverkeer € 0,19 per kilometer worden vergoed. Betaald u een vaste reiskosten vergoeding, dan moet u hier een administratie voor blijven bijhouden. Hieruit moet blijken dat er niet meer dan € 0,19 per kilometer wordt vergoed.
  • Cursussen, congressen en vakliteratuur.
  • Studie- en opleidingskosten.
  • Gereedschappen, computers en communicatiemiddelen e.d. die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de dienstbetrekking. U moet deze verstrekkingen toetsen aan de gebruikelijkheidstoets. De belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding van maximaal € 2.400 gebruikelijk is.

Voorbeelden nihilwaarderingen:

  • Voorzieningen op de werkplek, zoals vaste computers, vaste telefoon en gereedschappen.
  • Consumpties op de werkplek, die geen deel uitmaken van een maaltijd.
  • Het ter beschikking stellen van werkkleding indien deze (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen en voorzien is van een bedrijfslogo van tenminste 70 cm2. De kleding moet op de werkplek achterblijven. De werkgever moet eigenaar van de verstrekte werkkleding blijven!
  • De waarde van de huisvesting en inwoning aan boord die u op de werkplek ter beschikking stelt.


Welke kosten komen er dan wel ten laste van de vrije ruimte:

  • Bedrijfsuitjes (incl. Btw)
  • Kerstpakketten , boterletters (incl. Btw) enz.
  • Vergoeding in geld voor mobiele telefoon. Als u als werkgever echter een telefoon verstrekt, die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn functie valt deze onder de gerichte vrijstellingen!
  • Vaste reis- en of onkostenvergoeding, die niet zijn onderbouwd met een specificatie

Voor het verstrekken van voeding en drank kan een ondernemer € 9,40 (bedrag 2014) per dag per bemanningslid ten laste van de winst brengen. Volgens de werkkostenregeling bedraagt de vrije verstrekking € 3,15 per maaltijd. De belastingdienst zoekt op dit moment uit wat de uitwerking op de werkkostenregeling zal zijn. Omdat er gesproken wordt van bemanningslid is het onduidelijk of deze regeling ook geldt voor opstappers en uitzendkrachten. Ook hier komt de belastingdienst nog op terug.

"Makkelijker kunnen we het niet maken" is de bekende slogan van de belastingdienst. In het geval van de werkkostenregeling is dat nog maar de vraag. Er zullen ongetwijfeld nog kosten zijn die niet zijn benoemd. Neem het zekere voor het onzekere en neem contact op met uw boekhouder / accountant. Dit kan een naheffing van 80% voorkomen.

Remco Meijnders